ENTREPRISE GOURDON
Postée il y a 7 jours
Afin de renforcer nos équipes et de satisfaire au mieux nos clients, nous recherchons une secrétaire en alternance (H/F) pour septembre 2025.
DESCRIPTION DU POSTE :
La secrétaire standardiste (h/f) assure l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise, traite les demandes des clients ou partenaires, gère les tâches administratives courantes et assiste les équipes dans la coordination quotidienne des interventions.
- Accueil et standard :
o Réceptionner et filtrer les appels entrants ;
o Accueillir les clients et garantir l'image de l'entreprise auprès de la clientèle ;
o Identifier les demandes et les orienter vers le bon interlocuteur ;
o Répondre aux demandes des clients (suivi de RDV, documents à fournir, premières informations techniques) ;
o Prendre les messages et assurer le suivi.
- Administratif :
o Assurer la gestion du courrier entrant/sortant et des e-mails généraux ;
o Imprimer les dossiers des AO ;
o Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, devis, factures, rapports) ;
o Classer, archiver et suivre les dossiers clients ;
o Saisir les règlements par CB dans le logiciel.
- Support planification :
En cas d'appel client sur les entretiens de système de chauffage et de climatisation :
o Proposer un contrat d'entretien :
Si accord du client => transférer à la chargée de SAV pour rédaction d'un contrat
Si refus du client => proposer un RDV
Une fois le contrat établi, planifier les RDV
o Appuyer la planification des interventions avec les technico-commerciaux ou les gérants
o Contacter les clients pour fixer ou confirmer des rendez-vous
o Gérer les modifications et urgences dans les plannings
La liste des missions n'est pas exhaustive car nous aimons la polyvalence et nous permettons à nos équipes de monter en compétences.
PROFIL RECHERCHE :
- Préparation d'un BTS Assistant(e) GPME en alternance
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Sens de l'organisation
- Rigueur administrative
- Aptitude à gérer les appels avec calme, méthode et professionnalisme
- Qualités relationnelles, écoute, courtoisie et sens du contact ; - Réactivité ; - Ponctualité ; - Confidentialité
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.